খরচ › খরচের খাতার ফরম্যাট

খরচের খাতার ফরম্যাট: প্রতিটি খরচের জন্য কী লিখবেন

খরচের খাতা হল সেই জিনিসের তালিকা যাতে ব্যবসা চালাতে টাকা যায়, বিক্রির জন্য কেনা মাল ছাড়া। যেমন খরচ হয় তেমন লেখা হলে এটা আপনার আসল মাসিক খরচ বলে দেয় আর অ্যাকাউন্ট্যান্টকে লাভ-ক্ষতির হিসাবের জন্য সব দেয়।

কলাম

1. খরচের তারিখ (বিলের তারিখ, বা বিল না থাকলে যেদিন টাকা দিলেন)।
2. খরচের ধরন: ভাড়া, বিদ্যুৎ, মাইনে আর মজুরি, ট্রান্সপোর্ট, ফোন আর ইন্টারনেট, মেরামত, অফিস খরচ, জ্বালানি, ব্যাংক চার্জ, প্রফেশনাল ফি, বিজ্ঞাপন, বা আপনার নিজের।
3. কাকে দিলেন আর বিল নম্বর, যদি থাকে।
4. কীভাবে দিলেন: নগদ, UPI, ব্যাংক ট্রান্সফার, চেক, বা এখনও দেননি।
5. টাকা, আর ফেরত নিলে তাতে ধরা জিএসটি।

বিক্রির জন্য কেনা মাল আর কাঁচামাল পারচেজ রেজিস্টারে যায়, এখানে নয়। মেশিন, ফার্নিচার আর কম্পিউটার সম্পদ; সেগুলো কীভাবে দেখাবেন অ্যাকাউন্ট্যান্টকে জিজ্ঞেস করুন।

খাতায় এক মাস

পাঞ্জাবের একটা ছোট হার্ডওয়্যার দোকান, অক্টোবর 2026:

ফোনের বিল এখনও দেওয়া হয়নি, কিন্তু তবু সেটা অক্টোবরের খরচ। দেওয়া পর্যন্ত সেটা "বকেয়া"-য় Airtel-কে দেওয়ার টাকা হিসেবে দেখায়।

মাসের সারাংশ

কয়েক মাস লেখার পর খরচের খাতা তালিকাটাকে টেবিল বানিয়ে দেয়: প্রতিটি ধরন এক লাইনে, প্রতিটি মাস এক কলামে। ভাড়া আর মাইনে একই থাকে; বিদ্যুৎ গরমে বাড়ে; মেরামত মাঝে মাঝে আসে। লাভ-ক্ষতির হিসাবের জন্য অ্যাকাউন্ট্যান্টের এই টেবিলই দরকার, আর খরচ কোথায় বাড়ছে দেখতে আপনার।

রাখার কাগজ

• প্রতিটি খরচের বিল বা রসিদ, কাগজ বা PDF। বিল না থাকলে টাকা নেওয়া ব্যক্তির সই করিয়ে পেমেন্ট ভাউচার বানান (voucher.niveshsahayak.in-এ ছাপা হয়)।
• মাইনের রেকর্ড: মাইনের রেজিস্টার বা স্লিপ (salary-slip.niveshsahayak.in), কাকে কত আর কীভাবে দিলেন।
• ভাড়ার চুক্তি আর ভাড়ার রসিদ।
• এগুলো অন্তত ততদিন রাখুন যতদিন আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্ট বলেন। জিএসটিতে বই আর রেকর্ড সেই বছরের বার্ষিক রিটার্নের শেষ তারিখ থেকে 72 মাস রাখতে হয়।