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खर्चा बुक फॉर्मेट: हर खर्चे के लिए क्या लिखें

खर्चा बुक उन चीज़ों की लिस्ट है जिन पर बिज़नेस चलाने के लिए पैसा जाता है, बेचने के लिए खरीदे माल के अलावा। जैसे-जैसे खर्चा हो वैसे लिखी जाए तो यह आपकी असली महीने की लागत बताती है और अकाउंटेंट को प्रॉफिट एंड लॉस खाते के लिए सब कुछ देती है।

कॉलम

1. खर्चे की तारीख़ (बिल की तारीख़, या बिल न हो तो जिस दिन पैसा दिया)।
2. खर्चे का प्रकार: किराया, बिजली, सैलरी और मज़दूरी, ट्रांसपोर्ट, फ़ोन और इंटरनेट, रिपेयर, ऑफिस खर्चे, फ्यूल, बैंक चार्ज, प्रोफेशनल फीस, विज्ञापन, या आपका अपना।
3. किसको दिया और बिल नंबर, अगर हो।
4. कैसे दिया: नकद, UPI, बैंक ट्रांसफर, चेक, या अभी नहीं दिया।
5. रकम, और अगर वापस लेंगे तो उसमें शामिल जीएसटी।

बेचने के लिए खरीदा माल और कच्चा माल परचेज़ रजिस्टर में जाता है, यहां नहीं। मशीन, फर्नीचर और कंप्यूटर एसेट हैं; उन्हें कैसे दिखाना है अकाउंटेंट से पूछें।

बुक में एक महीना

पंजाब की एक छोटी हार्डवेयर दुकान, अक्टूबर 2026:

फ़ोन का बिल अभी नहीं भरा, पर वह फिर भी अक्टूबर का खर्चा है। भरने तक वह "बकाया" में Airtel को देने वाले पैसे के रूप में दिखता है।

महीने का सारांश

कुछ महीने लिखने के बाद खर्चा बुक लिस्ट को टेबल बना देती है: हर प्रकार एक लाइन में, हर महीना एक कॉलम में। किराया और सैलरी एक जैसे रहते हैं; बिजली गर्मी में बढ़ती है; रिपेयर कभी-कभी आते हैं। प्रॉफिट एंड लॉस खाते के लिए अकाउंटेंट को यही टेबल चाहिए, और लागत कहां बढ़ रही है यह देखने के लिए आपको।

रखने वाले कागज़

• हर खर्चे का बिल या रसीद, कागज़ या PDF। बिल न हो तो पैसा लेने वाले से साइन करवाकर पेमेंट वाउचर बनाएं (voucher.niveshsahayak.in पर छपता है)।
• सैलरी का रिकॉर्ड: सैलरी रजिस्टर या स्लिप (salary-slip.niveshsahayak.in), किसे कितना और कैसे दिया।
• किराये का एग्रीमेंट और किराये की रसीदें।
• इन्हें कम से कम उतने समय रखें जितना आपका अकाउंटेंट कहे। जीएसटी में किताबें और रिकॉर्ड उस साल के सालाना रिटर्न की आख़िरी तारीख़ से 72 महीने रखने होते हैं।